Für jeden Gewerbetreibenden besteht der Bedarf Rechnungen zu erstellen. Das betrifft Kleinunternehmer ebenso wie die Großindustrie, sie besitzt für diese Zwecke jedoch meistens eine eigene Verwaltungsabteilung mit gelernten Arbeitskräften für Rechnungswesen und Bilanzierung. Je kleiner ein Unternehmen ist, desto eher wird diese Verwaltungsarbeit in Zweitfunktion durch Mitarbeiter oder den Firmeninhaber wahrgenommen. Das Erstellen von Rechnungen ist ein durchaus anspruchsvoller Vorgang, denn sie müssen inhaltlich korrekt alle Einzeldaten wie zum Beispiel Material, Arbeitsstunden, Artikel oder Dienstleistungen enthalten. Seit der Einführung der elektronischen Datenverarbeitung werden viele Rechnungen maschinell erstellt und ausgedruckt. Dafür verwenden die Unternehmen gerne identische Rechnungsformulare, damit sich die Buchführung nicht mit unterschiedlich gestalteten Rechnungen befassen muss.

Formale Ansprüche an Rechnungen

Das deutsche Recht verlangt auf einer korrekten Rechnung die Angabe der Umsatzsteueridentifikationsnummer des Unternehmens und dessen Steuernummer. Für die Besteuerung des Unternehmens sind sie unerlässlich und ermöglichen den Finanzämtern eine schnelle Zuordnung und Kontrolle der abgeführten oder fehlenden Steuerbeträge. Für den Kunden sind alle Angaben erforderlich, aus denen sich die Gesamtsumme zusammensetzt. Die Umsatzsteuer entspricht der Mehrwertsteuer und muss gesondert ausgewiesen werden. Sinnvoll sind die Angaben der Bankverbindung zur Bezahlung und die Erreichbarkeit des Unternehmers bei Rückfragen. Eine Zahlungsfrist und eine Möglichkeit für einen Skontoabzug bei schneller Bezahlung kann erfolgen. Die Rechnung sollte für die eigene Verwaltung mit einer Nummer oder sonstigen Identifikation versehen sein. Für die Lesbarkeit sind ein übersichtliches Layout und eine ausreichende Schriftgröße empfehlenswert.

Die Formatierung mit Textverarbeitungen oder Tabellenkalkulationen

Um dem eigenen Rechnungsformular eine übersichtliche Gestaltung zu geben, sind Kenntnisse in der Bedienung von Textverarbeitungsprogrammen oder Tabellenkalkulationen vorteilhaft. Mit solchen Programmen können die Vorlagen für den Rahmen einer Rechnung mit allen Standarddaten wie Briefpapier vorbereitet werden. In die einzelnen Felder müssen dann lediglich noch die Zahlen oder Texte der Rechnung eingetragen werden. Die Standarddaten auf dem Rechnungsformular können durch die Software gegen versehentliches Ändern geschützt werden, nur die Datenfelder sind editierbar. Wenn die Rechnung maschinell ausgefüllt wird, kann das Rechnungsformular die Berechnung der Gesamtsumme automatisch erstellen und angeben. Ausgedruckte leere Rechnungen müssen manuell berechnet und beschriftet werden. Da sich nicht alle Menschen mit derartiger Software auskennen, können sie sich mit fertigen Rechnungsvorlagen online versorgen.

Fertige Vorlagen für Rechnungsformulare

Der Download von solchen online Rechnungsvorlagen ist in vielen Fällen kostenlos. Fertige Formulare für Rechnungen werden als Muster in vielen Variationen und Ausführungen angeboten. Sie arbeiten häufig mit den bekannten Programmen Word oder Excel der Firma Microsoft zusammen und sind leicht auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Als Quelle kommen Rechnungsformulare von ambitionierten Laien oder Firmen in Frage. Das Internet bietet davon eine große Auswahl. Unternehmen wie Softonic oder Collmex bieten zusätzlich eine eigene Software zur Erstellung von Rechnungen an. In Tutorials wie office-lernen.com oder auf Internetseiten wie Rechnungsvorlage.de sind eigene Rechnungen schnell zu erstellen und ihr Aufbau wird zum Teil gut erklärt. Zusätzlich sind zahlreiche Unternehmen mit kostenpflichtigen Rechnungsvorlagen oder Rechnungssoftware im Internet unterwegs. Das Angebot ist so vielfältig, dass für jedes Bedürfnis eine Lösung parat steht.


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